Fundo de reserva: o que diz a legislação

Conhecida como Lei do Condomínio, a Lei nº 4.591/64 preconiza a cobrança do fundo de reserva. De acordo com o documento, cabe à convenção condominial definir as regras e a quantia que será arrecadada.

Vale apontar que o Código Civil, embora traga importantes regulações sobre o setor, não legisla sobre o fundo de reserva. Isso significa que é a legislação interna do condomínio a responsável por estabelecer as normas para arrecadação e utilização do fundo, como:

• Valor da contribuição: segue porcentagem da cota condominial. Na maioria dos casos, varia entre 5% e 10%;
• Prazo de cobrança: se a arrecadação será feita indefinidamente ou até que se atinja determinado valor ou prazo;
• Cálculo de rateio.

Quaisquer alterações nas regras do fundo de reserva devem ser feitas em reunião de condomínio. No caso de empreendimentos em que a convenção não traga informações sobre o fundo, é necessário que elas sejam aprovadas em assembleia. Destaca-se que, em ambos os casos, é preciso a aprovação de 2/3 dos condôminos.

Fundo de reserva em condomínios: quando e como utilizá-lo

O fundo de reserva é parte essencial da gestão financeira de um condomínio. Trata-se de uma reserva de dinheiro mantida para garantir que o empreendimento esteja coberto em casos de investimentos imprevistos e emergenciais, além de viabilizar obras e manutenções futuras.

Como o fundo de reserva pode ser utilizado

O fundo de reserva deve ser utilizado para arcar com despesas consideradas emergenciais, imprescindíveis ou que não estão antevistas na previsão orçamentária feita anualmente pelo condomínio.

Geralmente, são situações que impactam diretamente a vida dos moradores e/ou o patrimônio coletivo, e que merecem rápida resolução, como a quebra de um elevador ou o vazamento de um cano que deixe os condôminos sem água ou comprometa alguma estrutura, por exemplo.

Na maioria dos casos, porém, é necessário que o valor gasto seja reposto ao fundo de reserva e, para correta prestação de contas, deve ser ratificado na ata da assembleia subsequente.

Manejo do fundo de reserva

Como se trata de uma arrecadação feita, geralmente, a médio e longo prazo, o fundo de reserva costuma juntar valores bastante elevados. Nesse sentido, é importante que o condomínio evite a perda de valor do dinheiro recolhido, aplicando-o em instituições financeiras.

É fundamental, no entanto, que essas aplicações sejam de baixíssimo risco e de fácil resgate. Por isso, recomenda-se manter o valor do fundo de reserva na caderneta de poupança.

Por fim, vale destacar que, para dar mais transparência à administração dos valores, facilitar a gestão e evitar quaisquer problemas, é interessante manter o fundo de reserva em um conta separada da conta regular do condomínio.

Qual a quantia ideal para ter no fundo de reserva?

De uma maneira geral, deve-se manter no fundo de reserva valor equivalente a três meses de arrecadação do condomínio. Por exemplo: se o empreendimento arrecada R$ 30 mil por mês, deve-se manter um saldo de, aproximadamente, R$ 90 mil.

Quando o valor for alcançado, porém, o condomínio não deve suspender a arrecadação, tendo em vista sua importância e objetivos.

Fundo de reserva de uso específico

Com o objetivo de dar mais transparência e organização à gestão, o condomínio pode criar outros tipos de fundo de reserva, cujo montante tem destinação obrigatória para uma área específica. Trata-se de uma maneira de criar uma reserva financeira para realizar ações necessárias no condomínio sem que isso prejudique as operações de rotina.

Alguns exemplos são:

• Fundo de obras: custeia melhorias na estrutura do condomínio, como troca de peças, reformas e manutenções.
• Fundo de equipagem: destina-se à compra de itens básicos do condomínio, como carrinhos de compras, lixeiras, proteções para os elevadores, mobiliário de piscina etc.

Lembre-se de que é necessário que cada fundo criado tenha bem detalhados a duração da arrecadação, o valor total e o seu objetivo. Para criá-los, no entanto, é necessário votação com presença mínima de 2/3 dos condôminos.

Encargos condominiais: o que o síndico deve saber para controlar?

Fazer a gestão de um condomínio é como dirigir uma empresa. São muitas as responsabilidades administrativas e, entre elas, estão os encargos condominiais. A pessoa à frente desses deveres é o síndico, como deixa claro o artigo 1.348 do Código Civil brasileiro.

É ele quem deve elaborar o orçamento, cobrar dos moradores e prestar contas anualmente à assembleia. A lei também diz que ele pode “transferir os poderes de representação ou as funções administrativas”, o que, entretanto, não muda o fato de responder civil e criminalmente por essas questões.

Não é obrigatório ao síndico ser um contador ou ter conhecimento profundo dessa área. Mas o gestor deve entender o mínimo necessário para acompanhar o andamento das finanças do condomínio. Além disso, precisa estar ao lado de parceiros ou fornecedores em que confia.

Dessa forma, ele pode fazer a escolha adequada da empresa administradora e, principalmente, acompanhar de perto esse trabalho terceirizado. Com total acesso aos dados financeiros, poderá detectar erros precocemente ou até mesmo evitá-los. Nesse sentido, vale guardar documentos e comprovantes (respeitando o período de expiração) e arquivá-los digitalmente.

Quais são os principais encargos condominiais?

Todos os gastos do empreendimento para manter seu pleno funcionamento podem ser considerados encargos condominiais: recolhimentos de impostos, salários e encargos dos funcionários, remuneração do síndico, consumo de água, energia (e gás, quando não individualizado), despesas com manutenção (piscina, elevadores, segurança, monitoramento e reparos) e limpeza.

Quem administra os encargos condominiais

A prestação de serviços da rotina diária, como limpeza e manutenção das áreas comuns, é a ação mais visível do trabalho de uma empresa contratada, mas apenas uma parte dentro das atribuições.

A gestão administrativa e financeira eficiente é a prioridade nessa relação, com ênfase para as obrigações tributárias e o cumprimento fiel da folha de pagamento aos funcionários. São as administradoras, inclusive, que têm aconselhado síndicos a diminuir em até 70% os gastos com a folha salarial ao sugerirem a modernização da  portaria de condomínio. A administradora também oferece serviços jurídicos, principalmente para resolver conflitos referentes a moradores inadimplentes.

Contratar seguro de responsabilidade civil é uma boa?

Contar com o serviço terceirizado de administração não exime o síndico de responsabilidades. Tampouco ele deixa de ser a principal referência sobre o bom funcionamento do condomínio. A empresa contratada, portanto, tem o papel de auxiliar o síndico em suas atribuições e garantir o cumprimento de todas as exigências legais.

Ambos estão sujeitos a erros, mas o síndico fica mais exposto. Por isso, além do seguro obrigatório (que resguarda o empreendimento sobre danos físicos), convém contratar o seguro de responsabilidade civil, que o protege cobrindo eventuais indenizações impostas pela Justiça, em caso de algum dano causado no exercício de seu mandato.

A administradora pode usar o fundo de reserva para encargos condominiais?

O fundo de reserva é a garantia do condomínio para cobrir investimentos imprevistos ou emergenciais, mas principalmente é o recurso que viabiliza melhorias para o empreendimento.

É aceitável, portanto, para despesas imprevistas em orçamento, mas que são imprescindíveis, como o conserto de um elevador. E não é razoável usar esse recurso para cobrir um déficit na folha salarial, por exemplo. O valor gasto deve ser reposto ao fundo, com a devida prestação de contas aprovada em assembleia.

A importância de fazer auditoria

Não é obrigatório, mas contratar uma auditoria é a melhor garantia de transparência sobre a saúde financeira do condomínio. É aconselhável pelo menos uma a cada dois anos (a cada mandato do síndico, portanto) e feita por um contador independente, sem vínculos com o síndico ou a administradora.

Mas há quem já recorra à auditoria mensalmente, o que dá ainda mais segurança aos moradores, pois é função do auditor ser vigilante quanto aos investimentos e procedimentos aprovados em assembleia.

Algumas situações que uma auditoria pode detectar são desvio de dinheiro (seja superfaturando despesas ou fazendo retiradas obscuras do fundo de reserva) e descumprimento de obrigações tributárias ou trabalhistas.

Solucionamos suas dúvidas sobre encargos condominiais? Você certamente encontrará respostas para outras questões sobre gestão condominial em nosso Blog!